เทคโนโลยีการบริหารโครงการ

เทคโนโลยีการบริหารโครงการระดับองค์กร
(Enterprise Project Management)

ตามหลักการแล้วการบริหารองค์กรราชการและเอกชนขนาดกลางจนถึงใหญ่นั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องบริหารองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมายตามวิศัยทัศน์ขององค์กร โดยมุ่งให้องค์กรนั้นดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างขีดความสามารถในการแข่งขัน เพื่อให้องค์กรนั้นประสบผลสำเร็จอย่างยั่งยืนทั้งด้านการเงิน บุคลากร และชื่อเสียง โดยการทำกำไรสูงสุด ใช้ทรัพยากรธรรมชาติให้คุ้มค่าที่สุด และให้ผู้ถือหุ้นพึ่งพอใจมากสุด การที่จะสามารถดำเนินงานให้องค์กรประสบผลสำเร็จทั้งด้านเงิน เวลา และ ทรัพยากรที่ทำงานนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการเป็นโครงการ โดยบริหารให้แต่ละโครงการให้สำเร็จตามเป้าหมาย ซึ่งมีผู้รับผิดชอบโดยตรง หากแต่ละโครงการดำเนินการได้ตามเป้าหมาย นั้นก็หมายถึงองค์กรก็จะสามารถประสบผลสำเร็จได้ การบริหารโครงการนั้นจึงเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดขององค์กร

เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ด้านการบริหารโครงการระดับองค์กรนั้นเป็นการเคลื่อนตัวขององค์ความรู้จากโปรแกรมวางแผนงาน (Project Planning) เมื่อเกือบ 25 ปีที่แล้ว ซึ่งเป็นการเริ่มด้วยการกำหนดได้ที่ละโครงการ (Single Project) กำหนดกิจกรรมย่อย (Activities) ได้อย่างจำกัด และกำหนดประเภททรัพยากรที่ทำงานทั้งคนและเครื่องมือได้แบบหยาบๆเท่านั้น สาเหตุก็เพราะเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สมัยนั้นมีข้อจำกัดประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้โปรแกรมวางแผนงานนี้จึงเป็นเครื่องมือสำหรับผู้จัดการระดับโครงการ หรือ ระดับปฎิบัติการกันเป็นส่วนใหญ่ มาเป็นโปรแกรมบริหารโครงการระดับองค์กร (Enterprise Project Management) ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารองค์กรตั้งแต่ระดับสูง ระดับกลาง จนถึงระดับปฎิบัติการสามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี สามารถกำหนดโครงการในแต่ละกระทรวง กรม กอง หรือ แผนกได้อย่างไม่จำกัดจำนวนโครงการ (unlimited projects) สามารถกำหนดรายละเอียดโครงการได้ครบ ตั้งแต่ ค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีต้นทุน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ผู้ดำเนินการ ปฎิทินการทำงานของแต่ละทรัพยากร เป็นต้น สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับโปรแกรม ERP(Enterprise Resource Planning) หรือโปรแกรมอื่นขององค์กรได้ เช่น SAP, Oracle, ARCHIBUS (Facilities Management),Revit Architecture เป็นต้น
Primavera (P6™) เป็นโปรแกรมบริหารโครงการระดับองค์กรที่ได้รับความนิยมทั่วโลกที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องมากว่า 25 ปี ซึ่งเริ่มพัฒนาจากโปรแกรมวางแผนโครงการ ชื่อ Primavera Project Planner หรือเรียกสั้นๆว่า P3 ซึ่งปัจจุบันได้เปลี่ยน Platform ใหม่ให้รองรับข้อมูลโครงการขนาดใหญ่ทั้งองค์กร โดยเรียกเป็น P6 แทน ซึ่งสามารถทำงานรองรับการทำงานทั้งองค์กร ซึ่งเป็นการบริหารโครงการของทุกแผนกขององค์กร โดยสามารถรองรับการใช้งานจำนวนมาก และนอกสถานที่ ให้ผู้ที่ทำงานโครงการนอกสำนักงานสามารถรายงานผลการดำเนินงานผ่านอินเตอร์เน็ตได้ ทำให้สะดวกและรวดเร็วในการทำงาน ซึ่งเป็นการทำให้ข้อมูลโครงการทันสมัยอยู่เสมอ ผู้ใช้งานระดับผู้บริหารสิทธิ์การใช้ (Administrator) สามารถกำหนดระดับสิทธิ์การใช้งาน (User Access)แต่ละคนในแต่ละโครงการได้ว่าดูสามารถที่จะดู สร้าง หรือ แก้ไข ได้ ทำให้ข้อมูลโครงการนั้นมีความถูกต้อง แม่นยำ
Primavera P6 สามารถให้ผู้ใช้งานกำหนดประเภทโครงสร้างข้อมูลโครงการเป็น WBS (Work Breakdown Structure) เพื่อให้ง่ายในการบริหารข้อมูลโครงการในรูปแบบต่างๆ ทำให้การบริหารโครงการนั้นเกิดประสิทธิภาพ เช่น หากต้องการสรุปข้อมูลโครงการทั้งหมดโครงการพัฒนาลุ่มน้ำเจ้าพระยา ซึ่งมีหน่วยงานหลายกระทรวงรับผิดชอบ และแต่ละกระทรวงก็ยังมีหลายกรม รับผิดชอบ เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องกลับไปเขียนโปรแกรมใหม่กันอีกต่อไป การใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ด้านบริหารโครงการที่ไม่เหมาะสมกับขนาดขององค์กรนั้น จะทำให้องค์กรสูญเสียโอกาสมากในการแข่งขันกับคู่แข่ง

Primavera 6.0
ระบบบริหารโครงการสำหรับอนาคต
ในสภาวะที่เกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งสภาพเศรษฐกิจ สภาพสังคมอย่างรวดเร็ว คงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการบริหารองค์กรจำเป็นต้องมีการวางกลยุทธ์การบริหารการเปลี่ยนแปลงเพื่มเติมขึ้นมา รูปแบบการจัดการบริหารองค์กรในอดีตนั้นแนวคิดให้องค์กรมีขนาดใหญ่ มีการแบ่งแผนกแบ่งฝ่ายแตกกิ่งก้านสาขาออกไปเหมือนต้นใม้ใหญ่ที่ให้ร่มเงาต่อผู้อยู่ภายใต้ร่มเงานั้น แต่ในขณะเดียวกันองค์กรที่มีขนาดใหญ่เวลาประสบสภาวะการที่ไม่แน่นอนเกิดขึ้น การที่จะปรับเปลี่ยนนั้นจะค่อยข้างยุ่งยากจนถึงเป็นไปไม่ได้เลย ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงแรกสุดคือโครงสร้างการบริหารขององค์กรนั้นเอง การปรับเปลี่ยนในปัจจุบันนิยมให้องค์กรมีเพียงแค่สองฝ่าย คือฝ่ายบริหารโครงการและฝ่ายบริหารสำนักงาน จะทำให้เกิด “กลุ่มงาน” ขึ้นซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการนำงานประจำแยกออกมาเป็น ”โครงการ” ทำให้บุคลากรจัดการงานตนเองโดยใช้ศักยภาพของตนเอง และใช้ประโยชน์จากเครือข่ายทั้งภายในและภายนอกให้เต็มที่นอกจากนี้ยังสามารถใช้วัดความสำเร็จหรือวัดประสิทธิภาพขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการวัดประสิทธิภาพของแผนกหรือของตัวพนักงานในองค์กร การวัดประสิทธิภาพของระบบต่างๆเช่นระบบซอฟ์แวร์คอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ในองค์กร การวัดความสำเร็จของการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆหรือลักษณะงานเป็นแบบต่อเนื่องประจำวัน(routine)เช่น งานบัญชี งานบริการลูกค้า งานจัดทำงบประมาณ ฯลฯ ถ้าเปลี่ยนไปเป็นการวางแผนและบริหารโครงการย่อยๆคือมีการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดช่วงระยะเวลาที่จะประเมินผลงาน กำหนดทรัพยากรหรือพนักงานที่จะปฏิบัติงานและมีการควบคุมคุณภาพของผลงานที่ได้ ก็จะทำให้สามารถวัดประสิทธิภาพการทำงานได้ ส่งผลให้ผู้บริหารองค์กรเข้าใจในสถานการณ์ปัจจุบัน รู้จุดที่ต้องปรับปรุงแก้ไข เพื่อการพัฒนาอย่างยั้งยืนต่อในอนาคต
โปรแกรม Primavera 6.0 (P6)™ เป็นนวัตกรรมล่าสุดของการบริหารโครงการ เป็นเครื่องที่มีประสิทธิภาพที่สุด ตรงไปตรงมา และง่ายต่อการใช้งานสำหรับการวางแผน การจัดการ การจัดลำดับความสำคัญและการปฏิบัติงานของโครงการ การปฏิบัติตามแผนการ และการจัดทำรูปแบบรายงานเพื่อช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารองค์กร P6 เป็นการผสมผสานระหว่างการบริหารโครงการ(Project Management)และการบริหารข้อมูลสำหรับผู้บริหาร(Portfolio Management) รวมถึงฟังค์ชั่นเฉพาะกลุ่ม(Role-Specific) เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของทีมงาน บทบาทที่ทีมงานต้องรับผิดชอบและทักษะของทีมงาน P6 สามารถบริหารจัดการโครงการได้ทุกขนาด ปรับความหลากหลายความซับซ้อนในโครงการให้เหมาะสมได้เพียงโซลูชั่นเดียว และสามารถบริหารโครงการหลายๆโครงการ(Multiple Project) พร้อมกันได้
ด้วยเทคโนยี web-base ทำงานบนระบบอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ตทำให้ P6 สามารถแสดงผลให้ผู้บริหารเห็นสถานะของโครงการยังรวดเร็วและทันเหตุการณ์(Real-time) ซึ่งถูกรายงานโดยตรงจากผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างแม่นยำ ทำให้ผู้บริหารปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้อย่างทันท่วงที และมีการแบ่งข้อมูลทั้งข้อมูลส่วนกลาง(Global Data)และข้อมูลโครงการ(Project Data)ทำให้การกำหนดสิทธิ์การเห็นข้อมูลเฉพาะบุคคล(Security Profile)ทำได้ในผู้ใช้ทุกระดับในองค์กร
นอกจากนี้ยังความสามารถที่เป็นหัวใจสำคัญของ P6 ที่จะกล่าวถึงประกอบไปด้วย การวางแผนควบคุมเวลาและงบประมาณผ่าน Web การจัดการกับทรัพยากรแบบยืดหยุ่นด้วยวิธี bucket การจัดทำรายงานด้วย Dashboard และการเชื่อมต่อกับระบบ ERP (Enterprise Resource Planning)ด้วย web service ซึ่งแต่ละฟังก์ชั่นมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
การวางแผนควบคุมเวลาและงบประมาณผ่าน Web
สำหรับนักวางแผนและบริหารโครงการเครื่องมือหรือหลักการที่ใช้ในการควบคุมโครงการย่อมนี้ไม่พ้นวิธีวิเคราะห์สายงายวิกฤติ(Critical Path Method หรือ CPM) แผนการใช้จ่ายเงินในรูปกราฟ S-Curve หรือการแสดงแผนงานเป็นแบบ Bar Chart และ Pert เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้นั้นต้องสามารถเรียกดูได้ตลอดเวลา ทุกโอกาสฟังก์ชั่น Web จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะกำลังอยู่ที่สนามบิน อยู่ที่บ้าน ประชุมอยู่ต่างประเทศหรือเดินเล่นอยู่ที่ชายหาด ด้วยเทคโนยีอินเทอร์เน็ตที่ก้าวหน้านักบริหารโครงการมืออาชีพก็สามารถรู้สถานะและข้อมูลล่าสุดของโครงการที่รับผิดชอบอยู่เพื่อจะสามารถรายงานให้กับผู้บริหารได้ทันท่วงที ด้วยฟังก์ชั่น Web ใหม่จะช่วยให้สามารถบริหารโครงการได้ทุกขนาดทุกที่ ทุกเวลา ร่วมถึงการเรียนรู้การใช้งานก็ง่ายในการฝึกฝน นอกจากนี้ยังสามารถจัดหน้าจอ Web และการกำหนดสิทธิ์ให้สอดคล้องกับทีมงานที่รับผิดชอบในโครงการเช่นผู้วางแผน ผู้อยู่หน้าไซด์ ถึงผู้จัดการโครงการ ให้เห็นข้อมูลเฉพาะส่วนงานได้
การจัดการกับทรัพยากรแบบยืดหยุ่นด้วยวิธี bucket
ในกรณีที่การวางแผนขึ้นอยู่กับการใช้ทรัพยากรในแต่ละช่วงเวลาเป็นหลัก P6 สามาถระบุจำนวนทรัพยากรที่ต้องการใช้งานในแต่ละช่วงเวลาได้ตามความต้องการคล้ายกับการทำงานบน Excel พร้อมทั้งสามารถปรับเปลี่ยนระยะเวลาการทำงาน ระบุวันเริ่มหรือวันสิ้นสุดงานด้วยวิธีการแบบนี้ได้ด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ยังสามารถวางแผนการใช้ทรัพยากรในลักษณะกระจายด้วยแบบเส้นโค้ง(Distribution Curve) เช่น แบบระฆังคว่ำ(Bell Shaped) แบบสามเหลี่ยม(triangular) แบบสี่เหลี่ยมคางหมู(Trapezoidal) เป็นต้น
การจัดทำรายงานด้วย Dashboard
ฟังก์ชั้น Dashboard ได้มีการจัดเตรียมไว้ให้มีความหลากหลายของการดูรายงานทั้งข้อมูลเฉพาะโครงการและข้อมูลภาพรวมหลายๆโครงการหรือทั้งองค์กร นอกจากนี้ยังมีชนิดของแผนภูมิหลากหลายให้เลือกใช้งานในการแสดงผลเช่น แผนภมิวงกลม(Pie Chart) แผนภูมิแท่ง(Histogram Chart) และแผนภูมิฟอง(Bubble Chart) เป็นต้น และยังสามารถกำหนดสิทธิ์ในการดูข้อมูลรายงานตามบทบาทหน้าที่ได้เช่น รายงานสำหรับผู้บริหาร รายงานสำหรับผู้จัดการโครงการ รายงานแผนกหรือรายงานที่ส่วนกลางขององค์กร เป็นต้น
การเชื่อมต่อกับระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ด้วย P6 Web Service
P6 Web Service เป็นตัวเชื่อมต่อระบบของ Primavera กับระบบอื่นๆในองค์กรเช่นระบบทางด้านการเงิน(ERP) ระบบเครื่องมือออฟฟิศเช่นMicrosoft Outlook, Excel หรือระบบบริหารทรัพย์สินเป็นตัน เป็นการผสมผสานข้อมูลโครงการและ dashboard จาก Primavera ไปสู่เครื่องมืออื่นๆในองค์กร P6 Web Service มีองค์ประกอบอย่างน้อย 2 ส่วน ส่วนแรกคือ Application Program Interface(API) และทรัพยากกรสนับสนุน และส่วนที่ 2 คือโปรแกรมและทรัพยากรของผู้พัฒนา Application ที่เชื่อมต่อ ทำให้ระบบขององค์กรเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
ด้วยความสำเร็จของโครงการสามารถพิจารณาได้จากว่าการดำเนินงานได้บรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ในเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้นไม่ว่าจะเป็น คุณภาพของผลลัพธ์ เวลาที่ใช้ไป ต้นทุนที่เกิดขึ้น ย่อมหนีไม่ผลที่จะต้องมีความสัมพันธ์กับนโยบายหรือแนวทางขององค์กร ขณะเดียวกันถ้าโครงการที่ดำเนินงานไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ย่อมส่งผลต่อสถานะขององค์กรเช่นเดียวกัน
ดังนั้นความสำเร็จของโครงการย่อมหมายถึงความสำเร็จขององค์กรด้วยเช่นกัน โปรแกรม Primavera 6.0 (P6)™ จึงถูกสร้างขึ้นมาเพื่อความสำเร็จของโครงการ ด้วยประสบการณ์อันยาวนานกว่า 25 ปี มีจำนวนองค์กรที่นำ Primavera ไปใช้กว่า 80,000 องค์กรชั้นนำทั่วโลก ได้รับการยอมรับกว่า 84 ประเทศรวมทั้งในประเทศไทย คิดเป็นมูลค่าโครงการที่ใช้ Primavera กว่า 5 ล้านล้านดอลลาห์ทั่วโลก เป็นสิ่งยืนยันได้ว่า Primavera 6.0 (P6)™ เป็นสุดยอดโปรแกรมเพื่อความสำเร็จของโครงการที่แท้จริง

http://www.thaicontractors.com

ป้ายกำกับ: ,

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s


%d bloggers like this: